Công ty CP Dược phẩm Trang Vinh

Trang Vinh đã có nền tảng trong hoạt động thương mại dược phẩm. Tuy nhiên, hệ thống quản lý vận hành chưa được chuẩn hóa đồng bộ. Quá trình khảo sát ghi nhận doanh nghiệp chưa có đầy đủ quy trình và quy chuẩn.

Bộ phận Marketing chưa được tổ chức hoàn chỉnh. Bộ phận Kinh doanh phụ trách kênh trình dược viên cũng ở tình trạng tương tự. Nhiều hoạt động điều hành vẫn tập trung vào Ban Giám đốc. Điều này làm tăng áp lực quản lý khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn mở rộng.

Trang Vinh cần một mô hình quản lý phù hợp với quy mô nhân sự. Chức năng của từng phòng ban cũng cần được làm rõ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình thực hiện và phối hợp công việc. Đội ngũ lãnh đạo và quản lý cấp trung cũng cần nâng cao năng lực.

Hệ thống mới cần được hướng dẫn áp dụng và giám sát trong thực tế. Sau đó, hệ thống phải được chuyển giao để doanh nghiệp chủ động vận hành.

Dự án được triển khai với sáu mục tiêu trọng tâm.

• Khảo sát bộ máy quản lý và năng lực của đội ngũ toàn công ty.
• Thiết lập mô hình quản lý phù hợp với quy mô và định hướng phát triển.
• Xây dựng hệ thống quy trình quản lý vận hành cho từng phòng ban.
• Nâng cao năng lực lãnh đạo, giao việc và tổ chức công việc.
• Hướng dẫn áp dụng, giám sát và chuyển giao hệ thống cho doanh nghiệp.
• Tạo nền tảng quản lý phục vụ kế hoạch mở rộng kinh doanh.

1. Khảo sát bộ máy và năng lực đội ngũ

PPower khảo sát cấu trúc tổ chức và năng lực lãnh đạo của Trang Vinh. Năng lực quản lý và tình hình thực hiện công việc cũng được xem xét. Qua đó, hai bên nhận diện những bộ phận cần được kiện toàn. Các nhóm quy trình cần ưu tiên xây dựng cũng được xác định.

Kết quả khảo sát là cơ sở để xác định phạm vi tư vấn và đào tạo. Đây cũng là căn cứ xây dựng lộ trình phù hợp với thực tế của Trang Vinh.

2. Tư vấn thiết lập mô hình và bộ máy quản lý

PPower tư vấn mô hình quản lý phù hợp với quy mô khoảng 30 nhân sự. Nội dung tư vấn tập trung vào việc tổ chức các chức năng quản lý. Mô hình mới cần tăng khả năng phối hợp giữa các bộ phận. Đồng thời, hệ thống hướng tới giảm sự phụ thuộc vào Ban Giám đốc.

3. Xây dựng hệ thống quy trình theo từng phòng ban

Phạm vi xây dựng quy trình gồm các bộ phận dưới đây.

• Phòng Tài chính – Kế toán+

  Hoàn thiện quy trình báo cáo tài chính và kiểm soát chi phí. Phòng ban này cũng xây dựng cách quản lý dòng tiền kinh doanh dược phẩm.

• Phòng Hành chính – Nhân sự+

  Thiết lập quy trình tuyển dụng và đánh giá hiệu suất. Quy trình phát triển nhân sự cũng gắn với yêu cầu tuân thủ của ngành dược.

• Phòng Sản xuất+

  Chuẩn hóa quy trình xử lý và phân phối dược phẩm. Phạm vi còn gồm kiểm soát chất lượng và kết nối hoạt động với hệ thống kho.

• Phòng Chất lượng+

  Xây dựng quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm. Mục tiêu là đáp ứng các yêu cầu về chất lượng và an toàn dược phẩm.

• Kho+

  Xây dựng hệ thống quản lý nguyên liệu và thành phẩm tồn kho. Hoạt động này góp phần kiểm soát lãng phí trong chuỗi cung ứng.

• Phòng Mua hàng+

  Chuẩn hóa quy trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp. Quy trình đàm phán hợp đồng cũng được xây dựng để ổn định nguồn hàng.

• Phòng Kinh doanh – Marketing+

  Xây dựng định hướng tiếp thị và phát triển mạng lưới khách hàng. Các nhóm chức năng cũng được tổ chức rõ hơn.

Nhóm Kinh doanh – Marketing gồm Trình dược viên, Bán hàng online và Kinh doanh đấu thầu. Phạm vi còn có Kinh doanh OTC, Marketing và Chăm sóc khách hàng.

Hệ thống quy trình giúp làm rõ cách thực hiện công việc của từng bộ phận. Quy trình cũng xác định trách nhiệm phối hợp và cơ sở kiểm soát vận hành.

PPower triển khai sáu chuyên đề đào tạo song song với hoạt động tư vấn. Chương trình tập trung vào Ban Giám đốc và đội ngũ quản lý của Trang Vinh.

• Phát triển kỹ năng và công cụ lãnh đạo cho đội ngũ quản lý.
• Lập mục tiêu, kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả.
• Kỹ năng giao việc hiệu quả.
• Kỹ năng tạo động lực cho nhân viên và đội nhóm.
• Quản trị bản thân và tư duy tích cực.
• Phát triển kỹ năng làm việc và gắn kết đội nhóm.

Chương trình giúp đội ngũ quản lý nâng cao năng lực tổ chức công việc. Học viên cũng được củng cố kỹ năng phối hợp, giao việc và dẫn dắt nhân sự. Đây là những năng lực cần thiết khi áp dụng hệ thống mới.

Sau đào tạo, chuyên gia tiếp tục đồng hành cùng Trang Vinh. Hoạt động này được thực hiện qua các buổi tư vấn và cố vấn định kỳ. Chuyên gia hướng dẫn áp dụng và theo dõi quá trình triển khai. Những điểm chưa phù hợp sẽ được xem xét để điều chỉnh.

Sau giai đoạn hỗ trợ, hệ thống được chuyển giao cho doanh nghiệp. Mục tiêu là giúp Trang Vinh từng bước chủ động vận hành.

PPower đảm nhiệm vai trò khảo sát, tư vấn, đào tạo và hướng dẫn áp dụng. Phạm vi còn gồm cố vấn, giám sát và chuyển giao hệ thống. PPower không thay thế Ban Giám đốc trong hoạt động điều hành hằng ngày.

Theo tài liệu dự án, nội dung chuyển giao gồm các nhóm dưới đây.

• Khung mô hình và bộ máy quản lý phù hợp với doanh nghiệp.
• Hệ thống quy trình của các phòng ban thuộc phạm vi dự án.
• Nội dung của sáu chuyên đề đào tạo lãnh đạo và quản lý.
• Hướng dẫn áp dụng hệ thống trong hoạt động thực tế.
• Hoạt động tư vấn, cố vấn và giám sát quá trình triển khai.
• Chuyển giao hệ thống để doanh nghiệp từng bước chủ động vận hành.

Khi doanh nghiệp mở rộng, bộ máy rõ chức năng sẽ hỗ trợ hoạt động vận hành. Hệ thống quy trình phù hợp cũng giúp các phòng ban phối hợp tốt hơn. Bên cạnh đó, đội ngũ quản lý cần có đủ năng lực dẫn dắt.

Tại Trang Vinh, PPower bắt đầu bằng việc khảo sát thực tế. Sau đó, PPower tư vấn mô hình và xây dựng hệ thống quy trình. Đội ngũ quản lý được đào tạo để hỗ trợ quá trình áp dụng. Dự án tiếp tục với hoạt động cố vấn, giám sát và chuyển giao.