Công ty CP Thực phẩm Tứ Phương

Quá trình chuyển từ thương mại sang sản xuất làm tăng yêu cầu quản lý nội bộ. Tứ Phương Foods cần phối hợp nhiều chức năng trong cùng một hệ thống. Các chức năng gồm tài chính, nhân sự, sản xuất, chất lượng, mua hàng và kho. Hoạt động kinh doanh, marketing và bán lẻ cũng cần được chuẩn hóa.

Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát bộ máy và năng lực đội ngũ. Hệ thống quy trình cũng cần phù hợp với quy mô phát triển mới.

Theo tài liệu dự án, doanh nghiệp có năm nhu cầu chính.

• Khảo sát bộ máy quản lý và năng lực đội ngũ.
• Thiết lập mô hình quản lý phù hợp với quy mô phát triển.
• Xây dựng quy trình làm việc tại từng bộ phận.
• Nâng cao năng lực lãnh đạo và tổ chức công việc.
• Hỗ trợ đội ngũ áp dụng và tiếp nhận hệ thống.

Dự án hướng tới năm mục tiêu chính.

• Đánh giá bộ máy quản lý và năng lực thực thi của đội ngũ.
• Thiết lập mô hình quản lý phù hợp với quá trình mở rộng sản xuất.
• Xây dựng hệ thống quy trình cho từng phòng ban và bộ phận.
• Nâng cao năng lực lãnh đạo, quản lý và làm việc đội nhóm.
• Hỗ trợ áp dụng và chuyển giao hệ thống cho đội ngũ nội bộ.

1. Khảo sát bộ máy và năng lực đội ngũ

PPower khảo sát bộ máy quản lý và tình hình nhân sự trong toàn công ty. Phạm vi khảo sát gồm cơ cấu tổ chức, năng lực lãnh đạo và khả năng phối hợp.

Nhóm tư vấn cũng đánh giá khả năng đáp ứng của hệ thống quản lý hiện tại. Kết quả khảo sát làm cơ sở cho kế hoạch tư vấn và đào tạo.

2. Tư vấn thiết lập mô hình và bộ máy quản lý

PPower tư vấn thiết lập mô hình quản lý phù hợp với quy mô doanh nghiệp. Mô hình cũng tính đến yêu cầu quản lý sản xuất, kho và chuỗi cửa hàng.

Qua đó, các vị trí hiểu rõ hơn vai trò và phạm vi công việc. Cơ chế phối hợp giữa các bộ phận cũng được xác định rõ hơn.

3. Xây dựng hệ thống quy trình theo từng bộ phận

Phạm vi xây dựng quy trình gồm tám nhóm chức năng.

Phòng Tài chính – Kế toán: Xây dựng quy trình báo cáo tài chính và kiểm soát chi phí. Nội dung cũng bao gồm quản lý dòng tiền.

Phòng Hành chính – Nhân sự: Thiết lập quy trình tuyển dụng, đánh giá hiệu suất và phát triển nhân sự.

Phòng Sản xuất: Chuẩn hóa các bước sản xuất và quản lý nguyên liệu. Quy trình cũng kiểm soát chất lượng thành phẩm.

Phòng Chất lượng: Xây dựng quy trình kiểm tra chất lượng và an toàn thực phẩm.

Bộ phận Kho: Quản lý nguyên liệu, thành phẩm và lượng tồn kho.

Phòng Mua hàng: Chuẩn hóa việc tìm nguồn hàng và lựa chọn nhà cung cấp. Phạm vi còn có quản lý hoạt động mua nguyên liệu.

Phòng Kinh doanh – Marketing: Xây dựng quy trình kinh doanh, tiếp thị và phát triển hệ thống phân phối.

Hệ thống bán lẻ: Thiết lập quy trình quản lý cửa hàng, bán hàng và phục vụ khách hàng.

Việc triển khai theo từng chức năng giúp hệ thống bám sát hoạt động thực tế.

4. Đào tạo nâng cao năng lực đội ngũ

PPower tổ chức chương trình đào tạo cho Ban Giám đốc và đội ngũ quản lý. Chương trình gồm sáu chuyên đề.

• Phát triển kỹ năng và công cụ lãnh đạo cho Ban Giám đốc cùng đội ngũ quản lý cấp trung.
• Lập mục tiêu, kế hoạch công việc và tổ chức công việc hiệu quả.
• Kỹ năng giao việc hiệu quả.
• Kỹ năng tạo động lực cho nhân viên và đội nhóm.
• Quản trị bản thân và tư duy tích cực.
• Phát triển kỹ năng làm việc và gắn kết đội nhóm.

Nội dung đào tạo tập trung vào các năng lực cần thiết của đội ngũ quản lý. Các năng lực gồm lập kế hoạch, giao việc, tạo động lực và phối hợp nhóm. Đây là điều kiện quan trọng để quy trình được áp dụng vào thực tế.

5. Hỗ trợ áp dụng và chuyển giao hệ thống

Sau đào tạo, chuyên gia PPower tiếp tục đồng hành qua các buổi cố vấn định kỳ. Đội ngũ được hướng dẫn áp dụng hệ thống vào công việc thực tế.

PPower cũng hỗ trợ giám sát quá trình triển khai. Hệ thống sau đó được chuyển giao để doanh nghiệp chủ động vận hành.

• Kết quả khảo sát bộ máy quản lý và năng lực đội ngũ.
• Mô hình và bộ máy quản lý được tư vấn thiết lập.
• Hệ thống quy trình tại tám nhóm chức năng.
• Chương trình đào tạo gồm sáu chuyên đề.
• Hoạt động hướng dẫn, cố vấn, giám sát và chuyển giao.

Các đầu ra tạo nền tảng để doanh nghiệp tiếp tục hoàn thiện phương thức quản lý.

PPower đảm nhiệm các vai trò sau:

• Khảo sát bộ máy và năng lực đội ngũ.
• Tư vấn thiết lập mô hình quản lý.
• Xây dựng hệ thống quy trình theo từng bộ phận.
• Đào tạo đội ngũ lãnh đạo và quản lý.
• Hướng dẫn áp dụng và cố vấn sau đào tạo.
• Giám sát, hỗ trợ và chuyển giao hệ thống.

PPower không thay doanh nghiệp trực tiếp điều hành hoạt động. Đơn vị tư vấn cung cấp phương pháp, công cụ và hướng dẫn cần thiết. Qua đó, đội ngũ nội bộ có thể chủ động vận hành hệ thống.

Trường hợp Tứ Phương Foods cho thấy doanh nghiệp cần nâng cấp quản lý khi mở rộng sản xuất. Bộ máy, quy trình và năng lực đội ngũ cần được phát triển đồng bộ.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phân định trách nhiệm và kiểm soát hoạt động tốt hơn. Hệ thống bài bản cũng giúp đội ngũ phối hợp hiệu quả khi quy mô tăng.